Als Agile Coach, Productowner, Marketeer of beleidsmaker kom je vaak in de situatie waarin je een afweging moet maken, toch nog even wachten op een go van die ene stakeholder? Of toch alvast door en tempo maken? Het is niet altijd makkelijk deze beslissing goed aan te voelen. Helemaal wanneerje afdeling en/of organisatie in verandering is. Dus hoe pak je dat aan?

Als het zo simpel was, zou ik dit stuk niet schrijven ;) Dus eerste even een korte inleiding
De wereld om ons heen verandert in een rap tempo. Dit vraagt om enorme flexibiliteit en snelheid van werknemers en organisaties om op deze verandering in te spelen en daarmee relevant te blijven voor klanten. Agile is hierbij het toverwoord. Met kleine autonome teams die end-to-end verantwoordelijk zijn, in korte sprints, in snel tempo customer value realiseren.

Agile klinkt goed, dus waar zit dan de pijn?
Bij een wat grotere organisaties heb je al snel te maken met een organisatiestructuur en cultuur die de Agile gedachte in de weg kan zitten.

Organisatiestructuur: het betreft hier vaak een traditionele inrichting van afdelingen (Products, Marketing, IT etc..). Hierbij heeft een ieder ook eigen targets en doelstellingen. Voor implementeren van een klantpropositie, heb je vaak wel al deze afdelingen nodig. Maar door de cilo constructie in de organisatie is samenwerken moeizaam. En duurt het lang voordat je jouw klankpropositie op een randmap krijgt. Wat een crime is voor je time-to-market.
Organisatiecultuur: van nature vinden we veranderingen lastig. Heel plat gezegd, heeft te maken met het feit dat ons brein in patronen denkt. En op moment dat hier en verandering in komt, ontstaat er bijna automatisch weerstand in ons brein. Ook al zeggen veel mensen veranderingen leuk te vinden, ons brein heeft eigenlijk een soort eigen wil en maakt zijn eigen keuzes. (als je het leuk vindt, Dan Ariely heeft hier veel over geschreven!) Maar als je dus met deze behavioural economics pet op kijkt naar het Agile werken zijn de gedragingen die je ziet niet zo raar. Managers in grote organisaties hebben vaak lange hardwerkende carrières achter de rug. Waarbij hiërarchie en ego's voorheen een prominente rol speelde, dienen deze nu plaats te maken voor flexibiliteit en vertrouwen. En dit is nodig om zelfsturende teams autonoom te laten handelen en zelfs accelereren.

Wat kan je zelf doen?
Dus terug naar de vraag, hoe ga je hier dan mee om als je in de situatie zit? We hebben dus wat insights nodig om ons omweg te helpen bij deze nieuwe manier van werken. Bij deze een aantal succesvolle ideeën uit de praktijk op'n rij:

Maak de nieuwe agile 'werkafspraken' die je in je team hebt gemaakt groot zichtbaar voor je stakeholders. En ik heb het hier niet over de degelijke (doch belangrijke) agile manifest afspraken en de kom-op-tijd-afspraken. Maar echt over the new way of working. Op die manier worden zij er aan herinnerd wat de manier van werken is die je nodig hebt voor je team om succesvol te zijn. Denk aan: 'act now, apologize later', 'assumption is the mother of all fuckups', 'eco instead of ego', 'make mistakes, learn fast, grow fast', 'if you wait for perfect conditions, you'll never get anything done'. En zo kan er ik nog wel een hele rits noemen
Stakeholder management: alleen al bij het horen (in dit geval lezen) van het woord, krijgen veel mensen al kriebels. En ik wil benadrukken dat bij de Agile manier van werken Stakeholder management nog steeds een belangrijke rol speelt. Je zult altijd je omgeving mee moeten willen nemen in wat je doet, waarom, hoe en wat. Alleen de manier waarop je mensen meeneemt kan verschillen. Je brengt je Stakeholders in kaart en bepaalt per stakeholder wat je aanpak is. (wie, wat, hoe, waarom etc). Wanneer is deze stakeholder blij. In het begin vergt 't altijd iets meer werk om de omgeving mee te nemen, dan wanneer je verder in het traject zit. Dus ja dit kost tijd, maar zie dit als een investering! En ...... alles beter dan 10 powerpoint presentaties maken en langs 10 stuurgroepen om akkoord te halen, voordat je eindelijk weer een klein stapje verder kunt ;)
Impact: wanneer je duidelijk kunt laten zien dat je de impact van je mogelijke keuzes in kaart hebt en daar naar handelt, kom je makkelijker weg met de 'act now apologize later' methode.
Stoute schoenen: deze vind ik persoonlijk het fijnste:) Soms kom je in een situatie dat je omgeving duidelijk zegt nog even te wachten. Bijvoorbeeld, er wordt gezegd nog niet te communiceren of het 'klein' te houden of eerst te wachten op nog meer data, en ga zo maar door. Je voelt het al aan. Het zijn excuses. Legitieme excuses omdat nog niet iedereen zover is om zo snel te gaan. Aller belangrijkste is dat je dit oprecht heel serieus moet nemen. Want het is voor hen belangrijk. Tegelijkertijd.......... trek je wel de stiekem de stoute schoenen aan. Allereerst omdat je net het woord wachten in jouw woordenboek hebt doorgekrast ;) Maar zeker ook omdat jij ziet en aanvoelt dat die ene mail net wel even kan of je best wel genoeg data hebt om door te kunnen gaan. Juist op deze manier steeds een beetje over de bestaande grenzen heen gaan, gaat de omgeving helpen om steeds meer mee te kunnen gaan met de nieuwe manier van werken. Anders blijven we tenslotte bij het oude. Dus.... in the end zijn je dankbaar voor je eigenwijsheid. (met de nadruk op in the end, hahahah)
Sensitiviteit heel belangrijk! Juist vanwege het vorige punt, is het van groot belang dat je goed blijft luisteren naar je omgeving (ook tussen de regels door lezen en aanvoelen) en naar je eigen gevoel blijft luisteren. Want het opzoeken van de grenzen luistert heel nauw.

Show what you have done and learnt! Juist door te laten zien wat je hebt geleerd, laat je aan je stakeholders zien dat je een groei doormaakt en met elkaar leert. Dit kan op inhoud zijn, maar ook op proces en/of samenwerking. Door hier heel open in te zijn, geeft het de stakeholders vertrouwen waardoor hij/zij eerder geneigd is los te laten;). En je zult zien dat het ook aanstekelijk en inspirerend werkt richting anderen.
Show what you are going to do next sprint. Na terugblikken, is het ook heel belangrijk om te laten zien wat je aankomende sprint gaat doen. Dit geeft wederom gevoel en vertrouwen bij de stakeholders wat ze kunnen verwachten.

Kortom: er zijn eigenlijk stiekem altijd genoeg excuses om niet te hoeven wachten ;) En er zijn genoeg manier om je omgeving een handje te helpen. Het vergt alleen geduld en sensitiviteit. Succes allemaal!

Heb je aanvullingen op wat voor jou werkt in de praktijk? Deel het hier!