Wat is eigenlijk een goede Agile Coach? Expert, oud-manager, psycholoog of slappe hap?

Ik hoor en zie om mij heen best wat onduidelijkheid over de functie van Agile Coach. Zowel bij Agile Coaches zelf, maar zeker ook bij de (management)teams die de Agile Coaches in dienst nemen. Tot op welke hoogte werkt een Agile Coach mee in het team? Welke skills en inhoud moet hij bezitten? Wat kan je concreet van hem verwachten? Wanneer gaat het verder dan een beetje coaching?
Logische vragen en tegelijkertijd best gek. Er zijn namelijk al veel boeken en artikelen geschreven over de functie van Agile Coach. Nu hoor ik je denken: "wat gaat zij hier dan nog aan toevoegen?" Haha. Nou, of ik daadwerkelijk iets kan toevoegen, laat ik aan jou om te beoordelen. Bij deze in ieder geval mijn bijdrage om de functie onder de loep te nemen, met als doel dat het iedereen die met deze functie te maken heeft wat handvatten geeft.

Hoge verwachtingen
Als Agile Coach wordt er van je verwacht expert te zijn in het helpen van teams om klantwaarde te creëren, op een snelle innovatieve manier, waardoor 'verspilling' wordt voorkomen. Ok, dit is nog al wat. Vind je 't gek dat iedereen zulke hoge verwachtingen heeft ;) Klinkt bijna als een soort 'verlosser', haha. Dus dat verklaart op voorhand al eventuele ruis omtrent deze functie. Maar laat me hieronder de functie van Agile Coach eens heel pragmatisch afpellen.

Pragmatische benadering
De functie is een samenvoeging van twee woorden en daarmee twee totaal verschillende disciplines: Agile & Coach (ja, zo simpel is het)

Agile:
- Klantwaarde: daadwerkelijk gevalideerde propositie die echt toegevoegde waarde heeft voor een klantgroep
- Snel: agile, iteratief en experimenteel
- Innovatief: buiten de lijntjes, up-to-date van laatste (technologische) trends&ontwikkelingen in je vakgebied (vakgebied kan hierbij uiteraard verschillen
- Verspilling voorkomen: dit is tweeledig (1) lean kunnen werken (experiment-cyclus) (2) teamleden inzetten op hun expertise.
Er zijn overigens vele verschillende middelen en methoden om bovenstaande te realiseren: Scrum manier van werken, customer journey mapping, Business Model Canvas, Lean-startup manier van werken. De Agile Coach heeft in de ideale wereld kennis van en ervaring met al deze verschillende middelen/methodes. En dan zijn we er nog niet. (ja er is meer, sorry :) Want het tweede deel van het woord in de functie is 'Coach'.

Coach:  expert zijn in het helpen van teams. Tsja, helaas is de 'titel' van coach niet beschermd. Dus dan kom je al snel in subjectiviteit terecht over wanneer iemand echt een expert is als coach. Ok, de wikipedia definitie van coach geeft richting. Een begeleider die zich bezig houdt met de coaching van een persoon of groep. Maar dit zegt eigenlijk nog steeds niet zo heel veel (verrassend).
De praktijk laat zien dat een coach iemand kan zijn die de skills en vaardigheden heeft opgedaan on the job (bijv. manager of projectleider) of vanuit de theorie (opleiding tot psycholoog en/of coach) en alles wat er tussen zit. Het belangrijkste volgens mij hierbij is dat het gaat om de juiste skills om mensen en teams een spiegel voor te kunnen houden. Een spiegel als het gaat om gedrag en competenties (en dus even los van de inhoud van waar het team aan werkt). En juist die spiegel voor durven en kunnen houden is niet iedereen gegeven. En daar komt bij, dat mensen zich niet zomaar door iedereen laten challengen. Dus wat voor de ene een goede coach is, is voor de andere een incompetentie slappe hap. (ik weet dat iedereen nu direct iemand in gedachte heeft waarvan hij/zij absoluut geen spiegel van accepteert ;)) En precies DAT, is dus het meest subjectieve aan het woord coach. Er bestaat niet zoals een goede of slechte. Er zijn verschillende gradaties en skills. Punt.

Context is über belangrijk
Bij een functie waar verandering en snelheid zo'n grote rol spelen is de context waarin de Agile Coach fungeert misschien wel nog het belangrijkste om samen succesvol te zijn. Juist de wat grotere organisaties hebben een toenemende behoefte aan versnellen en inspelen op klantbehoefte. Echter zijn het juist ook deze organisaties waar het als Agile Coach niet even een kwestie is van theorie en werkwijze afdraaien zoals de Lean Startup methodiek. Corporates hebben te maken met een legacy en 'old way of working'. Gedragsverandering realiseren is hier een nog grotere uitdaging. Een goede Agile Coach in deze context heeft de skills om aan te voelen wanneer hij moet conformeren aan het oude en wanneer hij de challenger moet zijn om teams en management het net even anders te laten  doen. Hetzelfde geldt in de context van een kleine startup omgeving. Hier kan het meestal niet gek genoeg. De regel is: er zijn geen regels. haha. En juist die context vraagt om een Agile Coach met ruime ervaring en structuur. Maar ook weer niet te veel structuur;)

Kortom
Lean Startup expert, oud-manager, slappe hap, afgestudeerd psycholoog of Scrumkoning, de functie van Agile Coach kent verschillende gelaagdheid. Afhankelijk van de context en team/afdelingsbehoefte is er vraag naar een specifiek Agile Coach.  (Alhoewel.... op een slappe hap zit stiekem natuurlijk nooit iemand te wachten)

Eigenlijk is het niet anders dan bij alle andere functies: duidelijk met elkaar bespreken waar de behoefte zit en uitspreken wat men van jou als Agile Coach concreet kan verwachten. Dit schept aan de ene kant duidelijkheid naar het team en de afdeling. En tegelijkertijd weet je als Agile Coach ook direct wanneer en in welke fase je bijval inschakelt van een andere Agile Coach met net even andere skills&kennis. Want heb ajb niet de illusie dat een Agile Coach alles moet weten!

Wait or Accelerate? Hoe weet je wanneer je wat moet doen?

Als Agile Coach, Productowner, Marketeer of beleidsmaker kom je vaak in de situatie waarin je een afweging moet maken, toch nog even wachten op een go van die ene stakeholder? Of toch alvast door en tempo maken? Het is niet altijd makkelijk deze beslissing goed aan te voelen. Helemaal wanneerje afdeling en/of organisatie in verandering is. Dus hoe pak je dat aan?

Als het zo simpel was, zou ik dit stuk niet schrijven ;) Dus eerste even een korte inleiding
De wereld om ons heen verandert in een rap tempo. Dit vraagt om enorme flexibiliteit en snelheid van werknemers en organisaties om op deze verandering in te spelen en daarmee relevant te blijven voor klanten. Agile is hierbij het toverwoord. Met kleine autonome teams die end-to-end verantwoordelijk zijn, in korte sprints, in snel tempo customer value realiseren.  

Agile klinkt goed, dus waar zit dan de pijn?
Bij een wat grotere organisaties heb je al snel te maken met een organisatiestructuur en cultuur die de Agile gedachte in de weg kan zitten. 

• Organisatiestructuur: het betreft hier vaak een traditionele inrichting van afdelingen (Products, Marketing, IT etc..). Hierbij heeft een ieder ook eigen targets en doelstellingen. Voor implementeren van een klantpropositie, heb je vaak wel al deze afdelingen nodig. Maar door de cilo constructie in de organisatie is samenwerken moeizaam. En duurt het lang voordat je jouw klankpropositie op een randmap krijgt. Wat een crime is voor je time-to-market. 
• Organisatiecultuur: van nature vinden we veranderingen lastig. Heel plat gezegd, heeft  te maken met het feit dat ons brein in patronen denkt. En op moment dat hier en verandering in komt, ontstaat er bijna automatisch weerstand in ons brein. Ook al zeggen veel mensen veranderingen leuk te vinden, ons brein heeft eigenlijk een soort eigen wil en maakt zijn eigen keuzes. (als je het leuk vindt, Dan Ariely heeft hier veel over geschreven!) Maar als je dus met deze behavioural economics pet op kijkt naar het Agile werken zijn de gedragingen die je ziet niet zo raar. Managers in grote organisaties hebben vaak lange hardwerkende carrières achter de rug. Waarbij hiërarchie en ego's voorheen een prominente rol speelde, dienen deze nu plaats te maken voor flexibiliteit en vertrouwen. En dit is nodig om zelfsturende teams autonoom te laten handelen en zelfs accelereren.

Wat kan je zelf doen?
Dus terug naar de vraag, hoe ga je hier dan mee om als je in de situatie zit? We hebben dus wat insights nodig om ons omweg te helpen bij deze nieuwe manier van werken. Bij deze een aantal succesvolle ideeën uit de praktijk op'n rij:

• Maak de nieuwe agile 'werkafspraken' die je in je team hebt gemaakt groot zichtbaar voor je stakeholders. En ik heb het hier niet over de degelijke (doch belangrijke) agile manifest afspraken en de kom-op-tijd-afspraken. Maar echt over the new way of working. Op die manier worden zij er aan herinnerd wat de manier van werken is die je nodig hebt voor je team om succesvol te zijn. Denk aan: 'act now, apologize later', 'assumption is the mother of all fuckups', 'eco instead of ego', 'make mistakes, learn fast, grow fast', 'if you wait for perfect conditions, you'll never get anything done'. En zo kan er ik nog wel een hele rits noemen
• Stakeholder management: alleen al bij het horen (in dit geval lezen) van het woord, krijgen veel mensen al kriebels. En ik wil benadrukken dat bij de Agile manier van werken Stakeholder management nog steeds een belangrijke rol speelt. Je zult altijd je omgeving mee moeten willen nemen in wat je doet, waarom, hoe en wat. Alleen de manier waarop je mensen meeneemt kan verschillen. Je brengt je Stakeholders in kaart en bepaalt per stakeholder wat je aanpak is. (wie, wat, hoe, waarom etc). Wanneer is deze stakeholder blij. In het begin vergt 't altijd iets meer werk om de omgeving mee te nemen, dan wanneer je verder in het traject zit. Dus ja dit kost tijd, maar zie dit als een investering! En ...... alles beter dan 10 powerpoint presentaties maken en langs 10 stuurgroepen om akkoord te halen, voordat je eindelijk weer een klein stapje verder kunt ;)
• Impact: wanneer je duidelijk kunt laten zien dat je de impact van je mogelijke keuzes in kaart hebt en daar naar handelt, kom je makkelijker weg met de 'act now apologize later' methode.
• Stoute schoenen: deze vind ik persoonlijk het fijnste:) Soms kom je in een situatie dat je omgeving duidelijk zegt nog even te wachten. Bijvoorbeeld, er wordt gezegd nog niet te communiceren of het 'klein' te houden of eerst te wachten op nog meer data, en ga zo maar door. Je voelt het al aan. Het zijn excuses. Legitieme excuses omdat nog niet iedereen zover is om zo snel te gaan. Aller belangrijkste is dat je dit oprecht heel serieus moet nemen. Want het is voor hen belangrijk. Tegelijkertijd.......... trek je wel de stiekem de stoute schoenen aan. Allereerst omdat je net het woord wachten in jouw woordenboek hebt doorgekrast ;) Maar zeker ook omdat jij  ziet en aanvoelt dat die ene mail net wel even kan of je best wel genoeg data hebt om door te kunnen gaan. Juist op deze manier steeds een beetje over de bestaande grenzen heen gaan, gaat de omgeving helpen om steeds meer mee te kunnen gaan met de nieuwe manier van werken. Anders blijven we tenslotte bij het oude. Dus.... in the end zijn je dankbaar voor je eigenwijsheid. (met de nadruk op in the end, hahahah)
• Sensitiviteit heel belangrijk! Juist vanwege het vorige punt, is het van groot belang dat je goed blijft luisteren naar je omgeving (ook tussen de regels door lezen en aanvoelen) en naar je eigen gevoel blijft luisteren. Want het opzoeken van de grenzen luistert heel nauw. 

• Show what you have done and learnt! Juist door te laten zien wat je hebt geleerd, laat je aan je stakeholders zien dat je een groei doormaakt en met elkaar leert. Dit kan op inhoud zijn, maar ook op proces en/of samenwerking. Door hier heel open in te zijn, geeft het de stakeholders vertrouwen waardoor hij/zij eerder geneigd is los te laten;). En je zult zien dat het ook aanstekelijk en inspirerend werkt richting anderen.  
• Show what you are going to do next sprint. Na terugblikken, is het ook heel belangrijk om te laten zien wat je aankomende sprint gaat doen. Dit geeft wederom gevoel en vertrouwen bij de stakeholders wat ze kunnen verwachten.

Kortom: er zijn eigenlijk stiekem altijd genoeg excuses om niet te hoeven wachten ;) En er zijn genoeg manier om je omgeving een handje te helpen. Het vergt alleen geduld en sensitiviteit. Succes allemaal!

Heb je aanvullingen op wat voor jou werkt in de praktijk? Deel het hier!